Okullar, kurslar, etüt merkezleri, anaokulları
Kayıt döneminde mesaj hacmi katlanır
Bir okulun, kursun veya etüt merkezinin yılı kayıt dönemlerinde belirginleşir. Tanıtım gönderisi paylaşıldığı an Instagram DM dolar: 'gelecek dönem kontenjan var mı?', 'ücret ne kadar, taksit oluyor mu?', 'kayıt için ne lazım?'. WhatsApp'a veliler 'servis güzergâhı', 'yemek menüsü', 'ders saatleri' diye yazar. Sekreterlik aynı anda telefon, DM ve WhatsApp arasında koşar; geç yanıtlanan bir veli başka kuruma yönelir.
MesJet bu trafiği WhatsApp + Instagram tek panelde karşılar. Soruların büyük kısmı tekrar ettiği için — kontenjan, ücret, kayıt belgeleri, program, konum, servis — agent bunları kurumun güncel bilgisinden anında yanıtlar; personel yalnızca gerçekten görüşmeye/kayda hazır ailelerle ilgilenir.
Kontenjan ve program sorgu
MesJet'in temel özelliği, mesaj akışını kurumun güncel verisiyle konuşturmaktır. Kontenjan tablonuz, program ve ücret bilgileriniz bağlandığında agent şu sorulara kaynaktan yanıt verir:
- Kontenjan durumu: 'Anasınıfı için yer var mı?' → ilgili sınıf/grup için 'açık / sınırlı / dolu' bilgisi anında döner; doluysa agent yedek liste veya alternatif grup önerir.
- Program ve içerik: Ders saatleri, müfredat/branş, kur seviyeleri, dönem takvimi gibi sorular program bilgisinden yanıtlanır.
- Ücret ve ödeme: Güncel ücret aralığı, taksit/erken kayıt indirimi gibi bilgiler kurumun ilan ettiği çerçevede iletilir; pazarlık veya özel durum personele devredilir.
- Lojistik: Konum, servis güzergâhı, yemek, kıyafet gibi tekrar eden sorular tek tek yanıtlanır.
Bu, ailenin eğitim tercihini yönlendiren bir satış konuşması değildir; kurumun doğru bilgisinin hızlı ve tutarlı iletilmesidir.
Ön kayıt, randevu ve otomatik SSS
İlgilenen aileyi kayda taşıyan adımları MesJet uçtan uca yürütür:
- Ön kayıt formu: Agent öğrenci adı, yaş/sınıf, veli iletişimi gibi temel bilgileri sohbet içinde toplar, yapılandırılmış biçimde kaydeder ve ilgili birime düşürür — sekreterlik manuel form doldurmaz.
- Tanıtım/görüşme randevusu: Kurum yetkilisinin takvimine göre uygun gün/saat önerilir, veli seçince randevu açılır, teyit + adres + harita + 'yanınızda getirilecek belgeler' notu gönderilir; öncesinde hatırlatma yapılır.
- Otomatik SSS: En çok sorulanlar (belgeler, başvuru tarihleri, sınav/seviye tespit, indirim koşulları) önceden tanımlı bilgi tabanından yanıtlanır. Agent emin olmadığı veya istisna gerektiren bir soruda personele devreder — yanlış bilgi vermez.
Doğruluk ve insana devir mantığı, LLM tabanlı müşteri hizmetleri 2026: halüsinasyon riski, RAG ve guardrails yazısındaki ilkelerle aynıdır: agent kaynaktan konuşur, emin olmadığında durur ve devreder.
Veli bilgilendirme ve duyuru akışı
Kayıt sonrası iletişim de en az kayıt kadar önemlidir. MesJet, veli bilgilendirmesini tek kanaldan, izin çerçevesinde yürütür:
- Duyurular: Dönem başlangıcı, tatil, veli toplantısı, etkinlik, ödeme hatırlatma gibi bilgilendirmeler ilgili velilere gönderilir.
- Hedefli mesaj: Sadece belirli sınıf/grup velilerine yönelik duyurular (ör. '3. sınıf gezisi') doğru gruba iletilir, herkes gereksiz mesajla yorulmaz.
- Çift yönlü: Veli 'çocuğum yarın gelemeyecek' yazınca mesaj ilgili birime düşer; sık sorulara (ders saati, servis) agent anında yanıt verir.
Duyuru/bilgilendirme mesajlarının teknik tarafı WhatsApp şablon ve 24 saat penceresi kurallarına tabidir — kurumun başlattığı bilgilendirme için uygun kategoride onaylı şablon, velinin yazdığı sohbette ise serbest yanıt kullanılır. Bu kuralların ayrıntısı: WhatsApp Business API: Şablon mesaj, opt-in ve 24 saat oturum penceresi kuralları.
KVKK ve öğrenci verisi
Eğitim kurumları çocuk ve öğrenci verisiyle çalıştığı için KVKK hassasiyeti yüksektir. MesJet kurulumunda ilkeler nettir:
- Veri minimizasyonu: Agent yalnızca kayıt/iletişim için gerekli veriyi toplar; 'belki lazım olur' mantığıyla fazladan veri istemez (6698 Sayılı KVKK Madde 4).
- Veli rızası: Bilgilendirme/duyuru gönderimi için velinin opt-in'i ve açık rızası alınır, kayıt altında tutulur; veli 'çık/dur' diyebilir.
- Sınır: Agent öğrenci notu, sağlık durumu gibi özel nitelikli veriyi sohbette paylaşmaz; bu tür talepleri kuruma devreder.
KVKK çerçevesinin ayrıntısı için: KVKK ve AI agent 2026: kişisel veri minimizasyonu, açık rıza ve yurtdışı aktarım.
Kurulum: bilgilerinizi bağlayın, kanalları açın
Kontenjan, program, ücret ve SSS bilgileriniz MesJet'e aktarılır veya mevcut sisteminize API ile bağlanır; bilgi güncel kaldıkça agent güncel yanıt verir. WhatsApp Business numarası + Instagram business hesabı bağlanır, ön kayıt ve randevu akışı kurumunuzun diline göre ayarlanır. Veli bilgilendirme şablonları kategorilerine uygun hazırlanıp onaya gönderilir. Standart kurulum 1-2 hafta içinde canlı.
Önemli ilke: agent kurumun doğru bilgisini hızlı iletir, ön kaydı ve randevuyu açar, velileri bilgilendirir; ücret istisnası, özel durum ve eğitsel kararları personele bırakır. Operasyon değerlendirmesi için demo formu veya WhatsApp 0850 307 87 48.
Kontenjan, ücret, program ve kayıt süreci soruları otomatik ve güncel yanıtlanır
Ön kayıt formu ve tanıtım/görüşme randevusu mesaj içinden açılır
Veli bilgilendirme ve duyurular opt-in + KVKK çerçevesinde tek kanaldan yürür
Özet çıkarımlar
- Kontenjan, ücret, program ve kayıt soruları kurumun güncel verisinden otomatik yanıtlanır
- Ön kayıt formu ve tanıtım randevusu sohbet içinden açılır, hatırlatma yapılır
- Veli bilgilendirme/duyurular opt-in + KVKK çerçevesinde tek kanaldan yürür
- Öğrenci verisinde minimizasyon esastır; özel nitelikli veri ve istisnalar personele devredilir
Sıkça Sorulan Sorular
AI ve arama motorlarının doğrudan çekebileceği soru-cevap bloğu.
- Agent ücret/indirim konusunda kesin söz verir mi?
- Hayır. Kurumun ilan ettiği güncel ücret aralığını ve standart indirim koşullarını iletir; özel durum, pazarlık veya istisnai indirim taleplerini yetkili personele devreder. Amaç doğru bilgiyi hızlı iletmek ve aileyi görüşmeye hazırlamaktır.
- Kontenjan dolduğunda ne yapar?
- İlgili grup/sınıf doluysa agent bunu net söyler ve yedek liste kaydı veya alternatif grup/şube önerir; veli isterse ön kayıt bırakır ve yer açıldığında bilgilendirme için izin alınır.
- Veli duyurularını herkese mi gönderir?
- Hayır, hedefli gönderebilir. Duyurular ilgili sınıf/grup velilerine yönlendirilebilir; ayrıca bilgilendirme gönderimi velinin opt-in'i ve KVKK açık rızasına bağlıdır, veli istediğinde çıkabilir.
- Öğrenciyle ilgili hassas bilgileri sohbette paylaşır mı?
- Hayır. Agent öğrenci notu, sağlık veya benzer özel nitelikli verileri sohbette paylaşmaz; bu tür talepleri yetkili personele devreder. Toplanan veri kayıt ve iletişim için gerekli olanla sınırlıdır.
Kaynakça
Bu yazı aşağıdaki uluslararası kaynaklardan sentezlenip Türkiye bağlamına uyarlanmıştır.
- WhatsApp Cloud API documentation. Meta for Developers. https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/cloud-api
- WhatsApp Message Templates. Meta for Developers. https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/business-management-api/message-templates
- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. T.C. Mevzuat Bilgi Sistemi. https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.6698.pdf
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu — Karar ve Yönetmelikler. Kişisel Verileri Koruma Kurumu. https://www.kvkk.gov.tr/
- Gartner Customer Service & Support research. Gartner Research. https://www.gartner.com/en/customer-service-support